ইনভয়েস কি? এটির প্রকারভেদ ও গুরুত্ব। কিভাবে ইনভয়েস তৈরী করা হয়

বিল এবং ইনভয়েস দুটি গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক নথি, যেগুলি লেনদেনের প্রক্রিয়ায় ব্যবহৃত হয়। উভয়ের মধ্যে কিছু সম্পর্ক ও পার্থক্য রয়েছে, যা ব্যবসায়িক কার্যক্রমে সঠিকভাবে বুঝতে এবং ব্যবহারে সহায়ক হতে পারে। নিচে ইনভয়েস সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা করা হলো।

ইনভয়েস কি?

ইনভয়েস বা Invoice হলো একটি বাণিজ্যিক নথি যা কোনো কোম্পানি তার সেবা গ্রহীতাকে অর্থ আদায়ের উদ্দেশ্যে প্রদান করে এবং যেখানে প্রদত্ত সেবার বিবরণ, পরিমাণ, মূল্য, ছাড়, কর এবং অর্থ প্রদান বা লেনদেনের শর্তাবলী উল্লেখ থাকে। 

এটি মূলত পণ্য বা সেবা প্রদানের জন্য ক্রেতা বা সেবা গ্রহীতাকে প্রদত্ত একটি আইনি দস্তাবেজ, যা ক্রেতার কাছ থেকে পাওনা অর্থের প্রমাণ হিসেবে ব্যবহৃত হয়।

ইনভয়েস শুধুমাত্র ব্যবসায়িক লেনদেনের ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ নয়, এটি ব্যবসায়ের আর্থিক ব্যবস্থাপনা, কর নির্ধারণ, এবং অডিটিংয়ের জন্যও গুরুত্বপূর্ণ। সঠিকভাবে ইনভয়েস তৈরি করলে, একটি কোম্পানি তার রাজস্বের ওপর সঠিক হিসাব রাখতে পারে এবং সময়মতো অর্থ গ্রহণ নিশ্চিত করতে পারে।

ইনভয়েসের ধরণ এবং প্রকারভেদ (Types of Invoice)

লেনদেনের প্রকৃতির উপর ভিত্তি করে ইনভয়েসের বিভিন্ন ধরণ হয়ে থাকে যেগুলো সম্পর্কে নিম্নে আলোচনা করা হলো:

• প্রোফর্মা বা Pro Forma ইনভয়েস 
• সেলস ইনভয়েস
• কমার্শিয়াল ইনভয়েস
• ক্যাশ ইনভয়েস

১. প্রোফর্মা (Pro Forma) ইনভয়েস: 

প্রোফর্মা ইনভয়েস বিক্রয়ের আগে ক্রেতাকে দেওয়া হয় যাতে ইনভয়েসের মাধ্যমে ক্রেতা পরিষেবা বা পণ্যের মূল্য এবং বিস্তারিত সম্পর্কে জানতে পারে। এটি পণ্য বা সেবার আনুমানিক হিসাবের ধারণা দিতে ব্যবহৃত হয়। 

২. সেলস ইনভয়েস: 

এটি কোন পণ্য বা সেবা বিক্রয়ের সময় ইস্যু করা হয় এবং পণ্য গ্রহণের অফিশিয়াল প্রমাণ স্বরূপ বিক্রেতা ক্রেতাকে দিয়ে থাকেন।

৩. কমার্শিয়াল ইনভয়েস: 

আন্তর্জাতিক বাণিজ্যের জন্য এই ধরণের ইনভয়েস ব্যবহৃত হয়, যাতে আমদানি-রপ্তানি শুল্কের বিবরণ উল্লেখ থাকে। 

৪. ক্যাশ ইনভয়েস: 

পণ্য বিক্রয় এবং সঙ্গে সঙ্গে অর্থ প্রদানের করার ক্ষেত্রে ক্রেতাকে এই ধরনের ক্যাশ-ইনভয়েস  প্রদান করা হয়।

ব্যবসায় ইনভয়েসের গুরুত্ব

যেকোনো ব্যবসায়ের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ একটি ব্যবসায়িক নথি হলো Invoice. নিম্নে এটির গুরুত্ব নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করা হলো:

১. আইনি দায়বদ্ধতা এবং প্রমাণপত্র

ইনভয়েস ব্যবসায়িক লেনদেনের ক্ষেত্রে একটি আইনি নথি হিসেবে কাজ করে। এটি প্রমাণ করে যে, বিক্রেতা পণ্য বা সেবা সরবরাহ করেছেন এবং ক্রেতার কাছ থেকে পাওনা অর্থ দাবি করছেন।

যদি কোনো ক্রেতা সময়মতো পেমেন্ট না করেন বা কোনো পক্ষ পেমেন্ট নিয়ে বিরোধে লিপ্ত হয়, তখন ইনভয়েসের মাধ্যমে ব্যবসায়িক লেনদেনের বৈধতা প্রতিষ্ঠা করা যায়।

২. আর্থিক ব্যবস্থাপনা এবং হিসাব রাখার সুবিধা

ইনভয়েস একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে পেমেন্টের জন্য ব্যবহার করা হয়, যা ব্যবসায়িক আয়-ব্যয়ের সঠিক হিসাব রাখার ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। 

প্রতিটি ইনভয়েসের মাধ্যমে কোম্পানি তাদের বিক্রয়ের ইতিহাস, খরচ এবং পাওনার তালিকা রাখতে পারে। এর মাধ্যমে আর্থিক পূর্বাভাস তৈরি করা সহজ হয় এবং ব্যবসা আর্থিকভাবে সুশৃঙ্খল থাকে।

৩. কর পরিশোধ এবং অডিটিংয়ের সুবিধা

ইনভয়েসে পণ্যের বিবরণ, পরিমাণ, করের হার এবং অন্যান্য খরচ সঠিকভাবে উল্লেখ থাকে। এর মাধ্যমে ব্যবসায়ীরা সরকারকে সঠিকভাবে কর প্রদান করতে পারে এবং তাদের আয়ের হিসাব রাখতে পারে। তাছাড়া, অডিটিংয়ের সময় ইনভয়েস একটি গুরুত্বপূর্ণ নথি হিসেবে ব্যবহৃত হয়। 

এটি দেখায় যে পণ্য বা সেবা আসলেই সরবরাহ করা হয়েছে এবং সঠিক পরিমাণে কর প্রদান করা হয়েছে।

৪. লেনদেনের স্বচ্ছতা বৃদ্ধি

ইনভয়েসে পণ্য বা সেবার প্রতিটি খুঁটিনাটি যেমন দাম, কর, ডিসকাউন্ট ইত্যাদি সঠিকভাবে উল্লেখ করা হয়। এটি ব্যবসায়ী এবং ক্রেতার মধ্যে স্বচ্ছতা বজায় রাখতে সহায়ক। উভয় পক্ষই জানে কী পরিমাণ অর্থের বিনিময়ে পণ্য বা সেবা প্রদান করা হয়েছে, যা ভবিষ্যতে কোনো ভুল বোঝাবুঝি বা বিরোধ প্রতিরোধ করতে সহায়ক।

৫. ক্যাশ ফ্লো এবং বাজেট পরিকল্পনা

একটি ব্যবসার ক্যাশ ফ্লো বা অর্থ প্রবাহ নিয়ন্ত্রণ করতে ইনভয়েস খুবই গুরুত্বপূর্ণ। সময়মতো ইনভয়েস তৈরি করা এবং পাঠানো হলে, ব্যবসা পেমেন্ট সময়মতো পাবে এবং তার ভিত্তিতে বাজেট পরিকল্পনা করতে পারবে। এর ফলে ব্যবসার অর্থ প্রবাহ সুষ্ঠুভাবে পরিচালিত হয় এবং ব্যবসা মুনাফা বৃদ্ধির দিকে অগ্রসর হতে পারে।

ইনভয়েস তৈরির নিয়ম:

ইনভয়েস তৈরি করার একটি সুনির্দিষ্ট প্রক্রিয়া এবং নিয়মাবলী রয়েছে। সঠিক নিয়ম মেনে ও নির্ভুলভাবে তৈরীকৃত Invoice পেশাদারিত্ব নিশ্চিত করে এবং ব্যবসায়িক লেনদেনের স্বচ্ছতা বজায় রাখে।

Invoice এর  প্রধান অংশসমূহ:

1. শিরোনাম এবং পরিচিতি
2. বিক্রেতা এবং ক্রেতার তথ্য
3. পণ্য বা সেবার বিবরণ
4. ট্যাক্স, ছাড় এবং মোট অর্থের বিবরণ
5. পেমেন্ট পদ্ধতি উল্লেখ করা
6. পাদটীকা (Footer)

শিরোনাম এবং পরিচিতি

 ১. ইনভয়েস শব্দ ও নম্বর

নথির উপরের দিকে বড় এবং স্পষ্টভাবে "INVOICE" লিখা থাকতে হবে এবং প্রতিটি ইনভয়েসের জন্য একটি ইউনিক নম্বর হবে। 

Invoice No : ১১১০০০১১

প্রতিটি ইনভয়েসে একটি স্বতন্ত্র নম্বর থাকা আবশ্যক, যা সহজে শনাক্ত করার জন্য ব্যবহৃত হয়।

২. তৈরি এবং অর্থ প্রদানের শেষ তারিখ

যে দিন ইনভয়েসটি তৈরি করা হচ্ছে এবং অর্থ প্রদানের শেষ তারিখ অর্থাৎ পেমেন্টের সময়সীমা স্পষ্টভাবে উল্লেখ থাকতে হবে। 

Invoice Date: 

Invoice Due  Date:

এটি পরে সময়মত পেমেন্টের জন্য এবং লেনদেনের ইতিহাস রেকর্ড রাখার ক্ষেত্রে ব্যবহৃত হয়।

বিক্রেতা এবং ক্রেতার তথ্য

৩. বিক্রেতার তথ্য

এই অংশে সেবা প্রদানকারী কোম্পানির নাম, পূর্ণ ঠিকানা, ফোন নম্বর, ইমেইল এবং ব্যবসায়িক নিবন্ধন নম্বর উল্লেখ থাকে। 

এটি ইনভয়েস প্রস্তুতকারক প্রতিষ্ঠানের পরিচয় নিশ্চিত করে।

৪. ক্রেতার তথ্য

ক্রেতার পূর্ণ নাম বা প্রতিষ্ঠানের নাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর, এবং অন্যান্য যোগাযোগের তথ্য এই অংশে উল্লেখ করা হয়। 

এর মাধ্যমে স্পষ্ট করা হয় কার কাছে পণ্য বা সেবা বিক্রি করা হয়েছে।

পণ্য বা সেবার বিবরণ

৫. পণ্যের বিবরণ

এই অংশে বিক্রিত পণ্য বা সেবার তালিকা প্রদান করা হয়। পণ্যের সঠিক নাম, বিবরণ, মডেল বা সিরিয়াল নম্বর, পরিমাণ, এবং একক মূল্য উল্লেখ করা হয়। এছাড়াও, পণ্যের আকার, ওজন বা অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য যদি থাকে, তা উল্লেখ করা হয়।

৬. পরিমাণ এবং একক মূল্য

প্রতিটি পণ্যের জন্য কী পরিমাণে সরবরাহ করা হয়েছে এবং তার একক মূল্য কত, তা স্পষ্টভাবে উল্লেখ করা হয়। এর মাধ্যমে মোট মূল্য নির্ধারণ করা হয়।

ট্যাক্স, ছাড় এবং মোট অর্থের বিবরণ

৭. মোট মূল্য

পণ্যের পরিমাণ এবং একক মূল্যের ভিত্তিতে মোট মূল্য গণনা করা হয়। এর সঙ্গে যদি কোনো কর বা চার্জ থাকে, তাও যোগ করে চূড়ান্ত মূল্য নির্ধারণ করা হয়।

৮. কর এবং অন্যান্য চার্জ

পণ্য বা সেবার উপর যদি কোনো কর (যেমন ভ্যাট, আয়কর) বা পরিবহন, হ্যান্ডলিং, শিপিং চার্জ থাকে, তা এখানে উল্লেখ করা হয়। এটির মাধ্যমে গ্রাহক চূড়ান্ত মূল্য সম্পর্কে পরিষ্কার ধারণা পায়।

পেমেন্ট পদ্ধতি উল্লেখ করা

৯. পেমেন্ট শর্তাবলী

এখানে কিভাবে এবং কবে পেমেন্ট করতে হবে তা উল্লেখ থাকে। সাধারণত পেমেন্টের সময়সীমা এবং কিস্তির ব্যবস্থা উল্লেখ করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, "৭ দিনের মধ্যে পেমেন্ট করুন", বা "৫০% অগ্রিম এবং ৫০% ডেলিভারির সময় প্রদান করুন।"

১০. পেমেন্টের মাধ্যম

এখানে পেমেন্টের জন্য ব্যবহৃত মাধ্যম যেমন ব্যাংক অ্যাকাউন্টের বিবরণ, ক্রেডিট বা ডেবিট কার্ড, চেক বা মোবাইল ব্যাংকিংয়ের বিবরণ উল্লেখ করা হয়।

১১. শর্ত এবং নীতি

কোনো বিশেষ শর্ত বা নীতিমালা থাকলে তা এখানে উল্লেখ করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, পণ্য ফেরত নীতিমালা, ওয়ারেন্টি সংক্রান্ত তথ্য বা সার্ভিস চার্জের বিবরণ এখানে উল্লেখ করা হয়।

পাদটীকা বা Footer

১২. বিক্রেতার সিল ও স্বাক্ষর

ইনভয়েসের শেষে বিক্রেতার সিল বা স্বাক্ষর দেওয়া হয়, যা ইনভয়েসের সত্যতা নিশ্চিত করে। এটি একটি আইনি দায়িত্ব হিসাবে কাজ করে এবং পেমেন্টের প্রমাণস্বরূপ ব্যবহৃত হয়।

Invoice Sample

নিচে একটি উদাহরণ দেওয়া হলো:

ইনভয়েস তৈরির সময় যে ভুলগুলো এড়িয়ে চলবেন

Invoice তৈরি করার সময় অসতর্কতাবশত ভুল হয়ে যেতে পারে। যা পরবর্তীতে ক্রেতা ও বিক্রেতার মধ্যে সমস্যা তৈরির সম্ভবনা থেকে যায়। এখানে সচরাচর হওয়া ভুল গুলো নিয়ে আলোচনা করা হলো যাতে Invoice তৈরি করার সময় ভুলগুলো এড়িয়ে চলা যায়:

১. গুরুত্বপূর্ণ তথ্য বাদ দেওয়া

প্রয়োজনীয় তথ্য যেমন ইনভয়েস নম্বর, তারিখ, ক্লায়েন্টের নাম, এবং যোগাযোগের ঠিকানা উল্লেখ করতে ভুলবেন না। এ তথ্যগুলোর অভাবে পেমেন্টের ক্ষেত্রে জটিলতা সৃষ্টি হতে পারে।

২. পরিষ্কার বর্ণনা না দেওয়া

পণ্য বা সেবার নাম এবং পরিমাণ পরিষ্কারভাবে উল্লেখ করুন। অস্পষ্ট বিবরণ ক্লায়েন্টকে বিভ্রান্ত করতে পারে এবং পেমেন্টে দেরি করতে পারে।

৩. ভুল অঙ্ক বা গণনা

মোট টাকা, কর, ডিসকাউন্ট ইত্যাদির সঠিক গণনা নিশ্চিত করুন। ভুল অঙ্ক বিশ্বাসযোগ্যতা কমিয়ে দিতে পারে এবং পরবর্তী সময়ে সংশোধনের প্রয়োজন হতে পারে।

৪. পেমেন্ট শর্ত উল্লেখ না করা

Invoice এ পেমেন্টের সময়সীমা এবং পদ্ধতি (যেমন ব্যাংক ট্রান্সফার, চেক, বা মোবাইল ব্যাংকিং) স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন। এতে পেমেন্ট সহজ এবং দ্রুত হবে।

৫. আদর্শ ফরম্যাট অনুসরণ না করা

ইনভয়েস তৈরি করার জন্য সঠিক এবং পেশাদার ফরম্যাট ব্যবহার করুন। একটি বিশৃঙ্খল ইনভয়েস ক্লায়েন্টের উপর নেতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে।

৭. পাঠানোর সময় দেরি করা

এটি যথাসময়ে ক্লায়েন্টের কাছে পাঠানো নিশ্চিত করুন। দেরি হলে পেমেন্টেও বিলম্ব হতে পারে।

৮. ডিজিটাল কপির অভাব

কাগজের কপির পাশাপাশি একটি ডিজিটাল কপি নিশ্চিত করুন। এটি ক্লায়েন্টের কাছে সংরক্ষণ ও ব্যবহারের জন্য সহজ হবে।

৯. যোগাযোগের অভাব

ইনভয়েস পাঠানোর সময় একটি সংক্ষিপ্ত ও পেশাদার ইমেইল মেসেজ সংযুক্ত করুন। এটি আপনার পেশাদারিত্বকে তুলে ধরবে।

সাবধানতা অবলম্বন করলে এই সমস্যাগুলো সহজেই এড়ানো যায় এবং ইনভয়েসকে কার্যকর করা যায়।

ইনভয়েস সংক্রান্ত সমস্যা সমাধান

অনেকসময় সতর্কতা অবলম্বন করলেও ভুল এড়ানো সম্ভব হয় না। ইনভয়েসে যদি ভুল করে বসেন তবে কী আবার পুনরায় শুরু করতে হবে নাকি সংশোধনের সুযোগ আছে? অবশ্যই সংশোধন করতে পারবেন।

ইনভয়েস সংক্রান্ত সমস্যাগুলো যেভাবে সমাধান করবেন তা নিম্নে বিস্তারিত আলোচনা করা হলো:

ভুল তথ্য: ইনভয়েসে ভুল তথ্য থাকলে, বিন্দুমাত্র বিলম্ব না করে আপনাকে বিক্রয়কারীর সাথে যোগাযোগ করতে হবে এবং তথ্যটি সংশোধন করতে হবে।

বিলম্বিত অর্থ প্রদান: ক্রেতা যদি বিলম্বে অর্থ প্রদান করে, তবে আপনাকে বিক্রয়কারীর সাথে যোগাযোগ করতে হবে এবং অর্থ প্রদানের জন্য একটি সময়সীমা নির্ধারণ করতে হবে।

 বিতর্কিত শর্ত: যদি ক্রেতা ইনভয়েসের শর্তগুলি নিয়ে বিতর্ক করে, তবে আপনাকে বিক্রয়কারীর সাথে যোগাযোগ করতে হবে এবং শর্তগুলি সমাধান করার জন্য একটি উপায় খুঁজে বের করতে হবে।

ইনভয়েস ব্যবসায়ে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একটি সঠিক ইনভয়েস তৈরি করে ব্যবহার করলে লেনদেনগুলো সহজতর হয় এবং হিসাব-নিকাশও সুষ্ঠু হয়। তবে সতর্কতা অবলম্বন করে ভুলগুলো এড়িয়ে চলতে হবে।